1. MS EXCEL

- Chuyển từ bảng tính A4 thành A3 (phóng to): yêu cầu máy tính có kết nối với máy in hỗ trợ in khổ A3. Bạn khởi động MS Excel, mở bảng tính cần xử lý, vào menu File, chọn lệnh Print Preview để làm xuất hiện cửa sổ cùng tên, bấm chọn nút lệnh Setup trên thanh công cụ. Cửa sổ Page Setup mở ra, bạn chọn thẻ Page trong mục Page size (khổ giấy in), bấm vào nút combobox để chọn khổ giấy A3 trong danh sách xổ xuống (thay vì mặc định là A4). Tiếp đến, bạn nhìn lên phần Scaling và chú ý ở mục Adjust to (điều chỉnh cho vừa). Mặc định là 100 % normal size, bạn hãy sửa lại (nhập trực tiếp) thành số 141, xong bấm OK. Lập tức phần nội dung sẽ tự động giãn ra vừa với khổ giấy A3.

Lưu ý rằng số 141 chỉ là số tương đối so với khổ giấy A3. Nếu thấy vẫn chưa phù hợp lắm, bạn có thể điều chỉnh lại cho thích hợp.

- Chuyển từ bảng tính A3 thành A4 (thu nhỏ): Trường hợp bạn nhận được bảng tính đã định sẵn khổ giấy A3, nhưng máy in của bạn lại không in được khổ giấy này, và bây muốn in nó thành một trang A4 thì cũng tiến hành tương tự, nhưng lần này bạn nhớ chọn ở mục Page size là A4 và chọn mục Fit to. Xong bấm OK để MS Excel tự động giảm nhỏ toàn bộ bảng tính xuống còn 70% vừa khít với khổ giấy A4. Bạn có thể biết được điều này bằng cách vào lại cửa sổ Page setup và quan sát con số % ở khung Adjust to. Lưu ý rằng khi bấm chọn mục Fit to, bạn phải đảm bảo rằng hai tham số ở khung Wide và Tall là 1. Trong một số trường hợp, nếu bạn biết cách thay đổi hai thông số này một cách phù hợp, thì bạn sẽ in được những bản tính đúng chuẩn nhất.

2. MS WORD

Cách thực hiện có hơi khác so với MS Excel: Sau khi mở văn bản cần xử lý, bạn vào menu File, chọn lệnh Print (Ctrl+P). Xuất hiện hộp thoại Print, ở phần Zoom tại mục Scale to paper size, bạn hãy chọn khổ giấy cần phóng to / thu nhỏ (mặc định là No scaling), bấm OK để xuất tài liệu ra máy in. Ngoài ra, để MS Word tự điều chỉnh cho phù hợp với từng khổ giấy trong các phiên in ấn sau này, bạn có thể thiết lập mặc định thông số ghi nhớ cho nó bằng cách vào menu Tools > Options (hoặc nếu đang ở trong cửa sổ Print, bạn bấm chọn nút lệnh Options ở góc dưới bên trái), chọn thẻ Print trong hộp thoại mở ra và đánh dấu chọn ở mục Allow A4/ Letter paper resizing. Bấm OK để có hiệu lực.

Chú ý chung:

- Nếu máy tính bạn có cài đặt hai trình điều khiển máy in, một của máy in có hỗ trợ in A3 và một của Win dows chỉ hỗ trợ khổ giấy in tối đa là A4, thì đối với trường hợp muốn hiệu chỉnh để phóng to, bạn cần phải chỉ định lại tên máy in là máy có hỗ trợ in A3 (nếu máy in mặc định là A4) bằng cách vào menu File > Print. Trong hộp thoại Print, bạn bấm vào nút mũi tên chỉ xuống trong khung Name và chọn tên máy in, bấm nút Close (đừng bấm OK) để xác lập có hiệu lực.

- Theo cách trên, bạn có thể áp dụng in các loại khổ giấy khác. Tuy nhiên, với những khổ giấy lớn hơn, bạn cần phải có máy in kết hợp với trình điều khiển (driver) chuyên dụng.

- Khi bạn phóng to / thu nhỏ thì trong tài liệu, cỡ chữ (font size) vẫn được giữ nguyên vì chức năng Zoom/Scaling chỉ làm thay đổi tỷ lệ của toàn bộ tài liệu theo cách hiển thị. Nói cách khác các thay đổi chỉ xảy ra khi bạn in tài liệu.